INFORME DEL REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR

Las cuentas por pagar se refieren a “la cantidad de dinero  debida al vendedor  o al proveedor  de los servicios solicitados o de la mercancía recibida”. La empresa a la que se le debe dinero se le llama acreedor. Más que conservar datos sobre la cantidad de dinero  que debe ser recibida, como en los sistemas de cuentas por cobrar, los sistemas de cuentas por pagar almacenan y procesan los detalles referentes alas cantidades que deben ser pagadas.

Los sistemas de cuentas por pagar  tienen tres objetivos principales. Primero conservan los registros de las facturas  recibidas de los acreedores  y la cantidad total que se le debe a cada uno de los acreedores. El segundo es el de mantener el control sobre los niveles de crédito y por ultimo  controlar las fechas de vencimiento  para avisar ala persona  responsable de  la preparación de los pagos.

La administración de las cuentas por pagar no solo  se encarga de pagar facturas sino además  precisa los registros, el control del efectivo  mantener y estar al tanto de las tasa de interés,así como protegerse de reembolsos de efectivo no autorizados.

Las principales transacciones de las que se tiene conocimiento en este tipo de registros es  revisar por medio de programas computacionales, la entrada de facturas de los vendedores y de los proveedores, autorización para el pago de la factura, ajuste de las transacciones, consulta de las facturas y la consulta acerca de los vendedores.

Los tres archivos principales en la administración de las cuentas por pagar, que hacen su registro mas sencillo, son los siguientes ; el archivo de transacciones donde se conservan  los detalles de las facturas  durante el periodo de contabilidad  en el que se encuentran, el archivo consolidado de pagos, aquí se menciona las facturas vigentes y la cantidad que la empresa debe a los acreedores, y el archivo de vendedores  incluye un registro para cada proveedor  permanente o el proveedor  que sirve ala organización.

El registro de cuentas por cobrar es muy parecido la diferencia es que en este se realizan salidas de efectivo y en el otro hay entradas de efectivo, pero de igual manera son indispensables ya que en el otro era para estar al tanto acerca de los intereses que se tienen que recibir, y en el de cuentas por pagar se esta al tanto de los intereses que se debe de pagar, algo que es importante ya que si no se esta la tanto se podría pagar mas de lo que realmente o inicialmente se debía de pagar.

Las cuentas por pagar tienen como principal origen  la adquisición de mercancías  o de servicios, la obtención de prestamos, pasivos circulantes a corto  y a largo plazo, por lo que es necesario estar al tanto de lo que se debe ya que si no se tiene un pertinente registro le podría causar problemas a la empresa en cuanto a su capital, lo que traería como consecuencia  perdidas económicas.

Se debe de estar al tanto de este registro puesto que si es así se generaran problemas en la organización, problemas que podrían desfalcar ala empresa y que por consiguiente afectaran en las demás áreas de la compañía, debemos resaltar que una mala toma de decisiones en el pago de las cuentas o un atraso podría ser generado por un mal manejo de información dentro de la organización.