
Los sistemas de cuentas por
pagar tienen tres objetivos principales.
Primero conservan los registros de las facturas
recibidas de los acreedores y la
cantidad total que se le debe a cada uno de los acreedores. El segundo es el de
mantener el control sobre los niveles de crédito y por ultimo controlar las fechas de vencimiento para avisar ala persona responsable de la preparación de los pagos.
La administración de las cuentas
por pagar no solo se encarga de pagar
facturas sino además precisa los registros,
el control del efectivo mantener y estar
al tanto de las tasa de interés,así como protegerse de reembolsos de efectivo
no autorizados.
Las principales transacciones de
las que se tiene conocimiento en este tipo de registros es revisar por medio de programas
computacionales, la entrada de facturas de los vendedores y de los proveedores,
autorización para el pago de la factura, ajuste de las transacciones, consulta
de las facturas y la consulta acerca de los vendedores.
Los tres archivos principales en
la administración de las cuentas por pagar, que hacen su registro mas sencillo,
son los siguientes ; el archivo de transacciones donde se conservan los detalles de las facturas durante el periodo de contabilidad en el que se encuentran, el archivo
consolidado de pagos, aquí se menciona las facturas vigentes y la cantidad que
la empresa debe a los acreedores, y el archivo de vendedores incluye un registro para cada proveedor permanente o el proveedor que sirve ala organización.

Las cuentas por pagar tienen como
principal origen la adquisición de
mercancías o de servicios, la obtención
de prestamos, pasivos circulantes a corto
y a largo plazo, por lo que es necesario estar al tanto de lo que se
debe ya que si no se tiene un pertinente registro le podría causar problemas a
la empresa en cuanto a su capital, lo que traería como consecuencia perdidas económicas.
Se debe de estar al tanto de este
registro puesto que si es así se generaran problemas en la organización,
problemas que podrían desfalcar ala empresa y que por consiguiente afectaran en
las demás áreas de la compañía, debemos resaltar que una mala toma de
decisiones en el pago de las cuentas o un atraso podría ser generado por un mal
manejo de información dentro de la organización.
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