Este documento se
caracteriza por ser el resultado de una
amplia investigación al igual que todos los registros anteriores, en donde se
asienta la información obtenida de manera escrita o mecánica, mas concretamente
a través de la computadora haciendo uso de un programa previamente diseñado.
Nos permite registrar otros
movimientos de fondos y estados de cartera, considerando elementos para efectuar
el análisis de los saldos actuales
y los resultados que se busca tener a futuro, que son elementos muy
importantes para la toma de decisiones.
Este tipo de registros nos ayuda
a identificarlos diferentes tipos de movimientos de fondos: lo que son los ingresos, egresos,
transferencias, préstamos, depósitos, adelantos, garantías y demás operaciones
que tengan mera relación con lo económico y que se realicen por parte de la organización.
Además de esto nos brinda los
conocimientos para descubrir que es lo
que esta originando estos movimientos, así como hacia donde van esos recursos y
en que serán empleados; ayudando a los directivos a tener un mejor control de
los fondos que esta utilizando la empresa.
Este informe puede ser llevado a
cabo por los administradores así como
por los contadores ya que tendrán el conocimiento adecuado para poder
realizarlos, se necesita ser y hacer lo más
estructurado nuestro reporte ya que mientras
más orden tenga será más fácil entenderlo y por lo tanto la toma de decisiones
será mas sencilla.
El ordenamiento de los datos
puede tener diferentes estrategias ya sea que se ordenen por fecha, nombre de
el movimiento, el departamento en el que se realizo, así como la finalidad que
se manejan, dentro de estos podemos encontrar operaciones como la del flujo de
efectivo en donde se engloban todos los estados financieros de la organización,
lo que es de gran ayuda ya que se
establecen todas las operaciones y el registro del activo y el pasivo de la
empresa, por otro lado tenemos los
fondos operativos aquí se mencionan los movimientos entre la empresa y el
cliente, la empresa sus proveedores de
bienes, su personal y el estado, y por ultimo los movimientos de fuentes
financieras , primordialmente dentro de esta se encuentra los acreedores financieros y los propietarios
de la empresa.
El movimiento de fondos es una lista de valores, uno por periodo, y
se determina como la diferencia entre el
total de cobros y el total de pagos
correspondientes al periodo que se
trate, por lo que es de gran utilidad
organizar estas informaciones dentro de una tabla.
El principal objetivo de este
tipo de informes es saber con que cuenta la organización, hablando en cuanto a sus recursos financieros,
pretende estar al tanto del dinero
tangible e intangible que tiene en su
poder.
La buena administración de los
fondos es de vital importancia en cualquier negocio por que es el medio para
obtener mercancías y servicios, tiene como principal actividad cuidar todo el
dinero que entra o entrar y programar todas las salidas de dinero,
actuales o futuras, de manera en que la
empresa jamás quede dinero ocioso, que
nunca se pague demás y que nunca se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago,
además debe procurar tener la mayor visión hacia el futuro de cobrar y de pagar
de manera que se evite el tener problemas de liquidez o de tendencias de posibles perdidas.
Por lo que tener un buen registro
de los movimientos de los fondos, es
tener una buena planeación y además asegurar
que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no
desperdiciados , mal invertidos o tal ves hasta desviados.
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